چرا نامه های اداری استعلام به انگلیسی می نویسیم؟
در مکاتبات بازرگانی نامه های اداری استعلام به انگلیسی به دلایل زیر نوشته میشود:
- تقاضای کاتالوگ، لیست قیمت
- درخواست نمونه کالا و نمایش کالا
- استعلام از سوی یک نماینده خرید
- درخواست براورد قیمت
و هرگونه درخواست که در آن خواسته ای مطرح گردد.
مطالب موجود در بخش را میتوانید در فایل صوتی زیر بیاموزید
پیشتر با نحوه آغاز و پایان نامه های اداری در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی آشنا شده ایم و در این بخش به بررسی نامه های اداری استعلام به انگلیسی می پردازیم.
نکته: معمولا پیش از سفارش کالا، برای آگاهی از جزئیات کالا و خدماتی که قصد خرید آن را داریم از نامه های اداری استعلام به انگلیسی استفاده میکنیم.
نمونه ای از نامه های اداری استعلام
به پاراگراف های نامه زیر توجه کنید. همانطور که مشاهده میکنید این نامه دارای 3 پاراگراف است.
Dear Dr. Anderson
I recently attended the National Successful Careers Conference and enjoyed your lecture on time management. (بخش اول)
Would you mind sending me a copy of the bibliography that you referred to at the end of your presentation? Your ideas are a perfect match for goals that my staff and I have to maximize our office efficiency. Please send the information directly to my office address. (بخش میانی)
I look forward to hearing from you soon. (بخش آخر)
Yours sincerely
John Doe
نحوه تدوین نامه های استعلام در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی
با توجه به نمونه نامه اداری استعلام بالا به توضیح نحوه تدوین این نامه ها در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی می پردازیم.
بخش اول:
الف- اگر برای بار اول است که با این مخاطب مکاتبه می کنید.
- به مخاطب خود بگویید سازمان شما چگونه سازمانی است.
مثال:
| ما اعضای یک گروه تعاونی عمده فروشان در زوریخ هستیم. |
We are a co-operative wholesale society based in Zurich. |
- به مخاطب خود بگویید او را از چه طریقی می شناسید.
مثال:
| اتحادیه هتل داران در پاریس شما را به ما معرفی کرده است. |
We were given your name by the Hoteliers’ Association in Paris. |
نکته: پس از معرفی خود و نحوه آشنایی با مخاطب، بسیار کوتاه و بدون اشاره به جزئیات دلیل نگارش نامه را بنویسید.
ب-پیش از این نیز سابقه مکاتبات دیگری بین شما و مخاطب وجود داشته است.
در این صورت پس از احوالپرسی و یا در صورت نیاز تشکر، هدف خود را از نگارش نامه عنوان می نماییم.
بخش میانی:
در این بخش می توانید مطالب زیر را با جزئیات کامل بگنجانید:
- درخواست لیست قیمت
- درخواست کاتالوگ
- درخواست ویژگی های کالا
- درخواست تخفیف
و هرگونه درخواست دیگر
نکته: دقت داشته باشید که نامه استعلام نباید زیاد طولانی باشد و بهتر است از توضیحات زیاد بپرهیزید.
نکته:همانطور که گفته شد در پاراگراف میانی، درخواست ما مطرح میگردد. لذا جملات باید مودبانه مطرح گردند. مرسوم ترین روش برای مطرح نمودن خواهش در انگلیسی استفاده از کلمه “please” میباشد.
مثال:
| لطفا نرخ های تخفیف خود برای مشتریان وفادار را به ما بدهید. |
Please give us your rates for loyal customer discount. |
| لطفا مرا از تصمیم نهایی خود آگاه سازید. |
Please inform me of your final decision. |
بخش پایانی:
در پایان، گیرنده را به ادامه ارتباط دعوت کنید. می توانید جمله پایانی خود را طوری انتخاب نمایید که نشان دهنده انتظار شما برای یک پاسخ سریع باشد.
مثال:
| حمل باید تا پایان هفته آینده انجام شود بنابراین از پاسخ سریع شما تشکر میکنم. |
I would appreciate a prompt reply, as delivery must be made before the end of next week. |
| درصورت وجود هر درخواستی برای تماس با من لحظه ای تردید نکنید. |
If you have any queries, please do not hesitate to contact me. |
| امیدواریم سریعتر از شما خبری دریافت کنیم. |
We hope to hear from you soon. |
| منتظر پاسخ سریع شما هستم. |
I look forward to your early reply. |
| منتظر پاسخ سریع شما هستم. |
I look forward to your prompt reply. |
| منتظر پاسخ سریع شما هستم. |
I look forward to hearing from you soon. |
نمونه دیگری از نامه های اداری استعلام در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی
استعلام زیر جهت تقاضای تماس از جانب مشتری نوشته شده. دقت داشته باشید که این اولین نامه این افراد نیست.
Dear Mr. Peters
Thank you for your recent inquiry regarding your credit Card account. To enable us to complete this matter to your satisfaction, we need your assistance in supplying a few more details concerning your financial history.
Please call 555-5555 at your earliest convenience so that we may discuss the details. We appreciate the opportunity to serve you and thank you for your cooperation.
We are looking forward to hearing from you at your earliest convenience.
Best regards
Emma Anderson
