در مکاتبات بازرگانی چرا نامه های شکایت به انگلیسی می نویسیم؟

نامه های شکایت به انگلیسی در مکاتبات بازرگانی  به دلایل زیر نوشته می­شود:

پس از سفارش کالا به دلایل مختلفی ممکن است برای خریدار نارضایتی بوجود بیاید.

• ارسال کالای اشتباه
• ارائه ضعیف خدمات
• کیفیت پایین کالا
• تاخیر در ارسال یا تحویل
• کالای آسیب دیده
• عدم تطابق فاکتور با قیمت توافق شده

و ….

پیشتر با نحوه آغاز و پایان نامه های اداری در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی آشنا شده ایم و در این بخش به بررسی نامه های شکایت به انگلیسی می پردازیم.

نکته: درست است که فرستنده،  نامه شکایت را برای ابراز نارضایتی می نویسد اما در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی نیز باید اسلوب خاصی رعایت شود و رعایت ادب در نامه از اصول اساسی است.

نکته: در نامه های شکایت از عبارات و کلماتی مانند تقصیر (fault)، تقصیر شما، تقصیر ما، سرزنش (blame) و شما باید در این مورد سرزنش شوید استفاده نکنید. این اصطلاحات بی ادبانه و کودکانه اند:

مثال:

نکته: بجای آنکه مشخصا دپارتمان خاصی را متهم کرده و موکدا از خود رفع مسئولیت کنید، بنویسید:

نمونه ای از نامه شکایت در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی

Dear Sirs

Thank you for your promptness in delivering the coffee we ordered on 30 July. However, 210 bags were delivered this morning instead of 120 as stated on our order. (پاراگراف اول)  

نکته: اشتباهی در تعداد کالای ارسالی اتفاق افتاده و نویسنده نامه آن را با لحنی بسیار مودبانه و بدون متهم کردن کسی مطرح نموده است. به این منظور از ساختار مجهول استفاده شده است.

Our present needs are completely covered and we cannot make use of the 90 bags sent in excess of our order. We will therefore hold these extra bags in our warehouse until we receive your instructions. (پاراگراف دوم)

نکته: در این پاراگراف نیز بجای استفاده از جملاتی مانند “we do not know what to do with the extra bags…” از ساختاری مودبانه جهت اطلاع اینکه کالای اضافه مورد نیاز استفاده شده و هیچ واژه ی تندی بکار گرفته نشده است. در عوض از فروشنده خواهش شده اطلاع بدهد که به چه روشی باید مشکل را حل کرد.

We hope to hear from you soon. (پاراگراف سوم)

Yours faithfully

نحوه تدوین نامه شکایت در مکاتبات بازرگانی به انگلیسی

با توجه به نامه شکایت بالا به نحوه تدوین آن در بحث مکاتبات بازرگانی به انگلیسی میپردازیم. 

بخش اول:
اگر تمایل دارید نامه شکایت را با تشکر آغاز کنید. در غیر اینصورت هدف خود از نگاشتن نامه را مطرح کنید. به عبارت دیگر مشکل را مطرح کنید.

مثال:

• Thank you for so promptly delivering the sugar ordered on 20 March. Although we ordered 5 tons in 50 Kg bags, only 80 bags were delivered. Your carrier was unable to explain the shortage and we have not received any explanation from you.
• از ارسال سریع شکر سفارش داده شده در تاریخ 20 مارچ متشکرم. اگرچه ما 50 تن در بسته های 50 کیلویی سفارش دادیم، فقط 80 بسته به دستمان رسیده است. حمل کننده شما قادر به پاسخ در مورد کمبود کالا نبود و از سوی شما هم توضیحی دریافت نکرده ایم.

.

بخش میانی:

 اگر می توانید راه حلی پیشنهاد دهید، در این بخش آن را بگنجانید. و یا اینکه در خواست خود را مطرح کنید.

مثال:

• I humbly suggest that you put my full name in your data base so that your colleagues would not confuse my name with the other client of yours while arranging a delivery for either of us.
• پیشنهاد میکنم که نام کامل مرا در بانک اطلاعات خود قرار دهید بنابراین همکاران شما هنگام ارسال کالا مرا با مشتریان دیگر اشتباه نخواهند گرفت.

بخش پایانی:

این بخش کاملا به پاراگراف پایانی نامه های استعلام شباهت دارد. بنابراین از توضیحات بیشتر پرهیز میکنیم.

نمونه دیگری از نامه های شکایت به انگلیسی در مکاتبات بازرگانی

این نامه شکایت در خصوص دریافت سفارش اشتباه نگاشته شده است.

Dear Richard

I received a consignment of dressing tables, Cat. No. DT154, to the above order yesterday. However, the delivery consisted of six heavy mahogany-finished dressing tables instead of the light pine-finished units I asked for.

As I have firm orders for the design I asked for, I would be grateful if you could send my consignment as soon as possible, and collect the wrongly delivered goods.

Thank you in advance

Robert Hughes

برای شرکت در دوره های خصوصی آموزش مکاتبات بازرگانی بین المللی کلیک کنید